Bij Quatre Bras worden regelmatig vergaderingen gehouden. We willen allemaal onze kostbare tijd zo effectief en efficiënt mogelijk ingedeeld hebben en concreet TO THE POINT komen. Belangrijk is om deze meetings goed voor te bereiden en hoe doe je dat?

1.      Zorg dat het doel van een vergadering duidelijk is. Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd. Dit alles valt en staat met een GOEDE VOORBEREIDING. Door uzelf voor te bereiden staat u steviger in uw schoenen en verloopt de vergadering sneller.

2.      Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van een vergadering. Vergaderen met mensen die er direct bij betrokken zijn is efficiënter en gaat veel sneller.

3.      Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan. Waarom zou een vergadering elke week zijn? Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen

4.      Haal het sociaal aspect uit de vergadering. Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is, organiseer dan een (vrijdagmiddag)borrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen. Quatre Bras leent zich daar ook uitstekend voor. Zonder een sociaal aspect in de vergadering wordt er sneller en effectiever vergaderd.

5.      Maak een tijdplanning en hou daaraan vast. Niks is zo vervelend als het uitlopen van een vergadering. U heeft al andere plannen voor na de vergadering. Als de vergadering uitloopt moet u deze plannen gaan verzetten of afzeggen.

6.     Kies een geschikte locatie. Tijdens een vergadering wilt u niet gestoord worden door allerlei storende factoren. Zorg goed voor de gasten met o.a. koffie, thee en iets fris. En kies bewust of u wel of geen maaltijd wil geven aan de gasten. Daarnaast is een centrale locatie ook belangrijk met voldoende parkeergelegenheid.

7.    Zorg voor een goede voorzitter en notulist. Een goede voorzitter zorgt ervoor dat een vergadering snel en tot ieders tevredenheid verloopt. Bedenk of een onafhankelijke voorzitter een oplossing zou zijn. Het is belangrijk om een notulist te hebben die niet meer vergadert. Hierdoor gaat het notuleren sneller. Bedenk wat voor soort verslag geschikt is voor de vergadering. Een besluitenlijst, een samenvattend of een uitgebreid verslag?

8.      Wel of geen gebruik van audio visuele middelen? Het gebruik van audio visuele middelen, zoals een flip-over, beamer en laptops is afhankelijk van het doel van de vergadering. Bij een brainstorm sessie is het handig om een flip-over te gebruiken, maar bij een uitleg met afbeeldingen is een beamer makkelijk zodat iedereen direct kan meekijken op het scherm.

Wilt u de mogelijkheden van Quatre Bras weten? Kijk eens op onze website: www.quatrebras.nl en we maken graag een passend voorstel voor u.

Print Friendly
Share on Facebook0Share on LinkedIn0Tweet about this on TwitterShare on Google+0
(182 views)